Zapytanie ofertowe

Borzęcin, dnia 04.12.2023 r.

Zapytanie ofertowe

I. Zamawiający:

Gmina Borzęcin

32-825 Borzęcin 583g

NIP: 869-13-18-251

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Borzęcinie

32-825 Borzęcin 563a

Tel.146846032 lub 146846075

Zaprasza do składania oferty cenowej na:

Dożywianie dzieci i młodzieży w wybranych szkołach na terenie Gminy Borzęcin oraz osób dorosłych w miejscu ich zamieszkania w 2024 roku

II. Przedmiot zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, dostarczenie oraz wydanie posiłków (obiad dwudaniowy) łącznie dla około 6 uczniów w niżej wymienionych placówkach oświatowych funkcjonujących na terenie gminy Borzęcin t.j.:

1) Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Bielczy,

2) Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Borzęcinie Dolnym,

oraz

1) przygotowanie i dostarczanie posiłków dwudaniowych dla około 5 osób dorosłych z

terenu Gminy Borzęcin w miejscu ich zamieszkania.

III. Opis przedmiotu zamówienia

1. Zamówienie obejmuje:

• przygotowanie w dniu wydania, transport i wydawanie posiłków dla dzieci i młodzieży w w/w siedzibach placówek oświatowych zgodnie z zaleceniami i normami żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży. Wykonawca dostarcza również jednorazowe naczynia, na których wydawane będą posiłki oraz sztućce,
• przygotowanie w dniu wydania, dostarczenie posiłków dwudaniowych dla osób dorosłych pod wskazany adres lub inne miejsce ustalone z Zamawiającym, dla podopiecznych GOPS w Borzęcinie ( w dni nauki szkolnej), którym decyzją Kierownika przyznano pomoc w formie gorącego posiłku. Wykonawca dostarcza posiłki w naczyniach jednorazowych.

2.Zamawiający zastrzega, że podana liczba uczniów korzystających z posiłków jest wielkością szacunkową i może ulec zmianie tj. zmniejszeniu lub zwiększeniu w zależności od ilości uczniów uprawnionych do otrzymywania posiłków. Zmniejszenie liczby uczniów nie może być podstawą zgłaszania roszczeń z tytułu niezrealizowanej umowy lub podstawą do odmowy wykonania zamówienia. Wszelkie zmiany ilości zamawianych posiłków Zamawiający będzie zgłaszał za pośrednictwem Dyrektorów szkół z 1 dniowym wyprzedzeniem.

3. Zamawiający informuje, że dla umożliwienia wykonawcom przygotowania oferty, przyjęto miesięczną szacunkową liczbę osób dorosłych objętych dożywianiem spełniających określone przepisami kryteria przyznania pomocy w formie dożywiania. Liczba ta w trakcie obowiązywania umowy, może ulec zmianie. W przypadku zmiany liczby posiłków Wykonawca będzie obowiązany do uwzględnienia w tym zakresie zgłaszanych na bieżąco potrzeb zarówno mających wpływ na zwiększenie jak i na zmniejszenie liczby posiłków bez konsekwencji dla Zamawiającego.

4. Posiłki powinny być przygotowane pod względem jakości i technologii zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2016r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2023 r. poz. 1448) łącznie z przepisami wykonawczymi do tej ustawy w szczególności w oparciu o rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 lipca 2016r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach
( Dz. U. z 2016r. poz. 1154) jak również zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Instytutu Żywności i Żywienia w sprawie norm wyżywienia i żywienia, jakie obowiązują w zakładach żywienia zbiorowego oraz jakości zdrowotnej żywności.

5. Posiłki będą się składały z zupy, drugiego dania oraz napoju (kompot, herbata, woda mineralna, sok).

Gramatura dla dzieci i młodzieży: zupa ok. 200-250 ml, drugie danie ok. 400g.

Gramatura dla dorosłych: zupa ok.450 ml, drugie danie ok. 400g.

6. Jadłospis powinien zawierać nazwy dań, nazwy produktów wchodzących w skład potraw, wielkość porcji w gramach oraz wartość kaloryczną. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, posiadających aktualne terminy przydatności do spożycia. Posiłki powinny być urozmaicone, rodzaj potraw nie może się powtarzać w ciągu 1 tygodnia. Ważna jest również estetyka przygotowanych potraw.

7. Posiłki dostarczane do szkół powinny być cieple i przewożone w samochodzie spełniającym warunki sanitarne zatwierdzone przez Państwową Stację Sanitarno- Epidemiologiczną w termosach lub naczyniach jednorazowych gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych potraw posiadających odpowiednie atesty Państwowego Zakładu Higieny, Zakładu Badania Żywności i Przedmiotów Użytku lub innego podmiotu Uprawnionego.

8. Dożywianie dzieci i młodzieży odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, w okresie od 02 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r.. wyłącznie w dni, w których odbywa się nauka w szkołach z uwzględnieniem przerw w nauce (ferie zimowe, przerwy świąteczne, wakacje, i inne dni wolne od nauki ).

9. Ewentualne zmiany ilości zamawianych posiłków osoby upoważnione przez Dyrektorów szkół będą zgłaszać Wykonawcy najpóźniej do godziny 9.00 danego dnia.

10. Sprawy organizacyjne związane z wydawaniem posiłków uczniom Wykonawca uzgadnia
z Dyrektorami poszczególnych szkół.

11. W pomieszczeniach wydawania posiłków w miejscu widocznym wykonawca zobowiązuje się do wywieszania aktualnego menu.

12. Jadłospis z uwzględnieniem gramatury oraz kaloryczności wydawanych ciepłych posiłków będzie układany przez Wykonawcę na okres jednego tygodnia do przodu i dostarczany Dyrektorom szkół oraz do Zamawiającego. Wszelkie zmiany w jadłospisie sugerowane przez Dyrektorów szkół lub Zamawiającego będą brane pod uwagę przez Wykonawcę.

13. Harmonogram dostarczania posiłków Wykonawca ustali z Dyrektorami wyżej wymienionych szkół.

14. Obowiązkiem Wykonawcy jest przechowywanie probówek ze wszystkich przygotowanych
i dostarczonych posiłków każdego dnia przez okres 72 godzin w ilości 150g z oznaczeniem daty, godziny, zawartości probówki pokarmowej z podpisem osoby odpowiedzialnej za pobranie tych próbek, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

15. Posiłki mają być wydawane w pojemnikach jednorazowych posiadających atest zezwalający na kontakt pojemników z żywością.

16.Wykonawca winien posiadać uprawnienia do świadczenia usług cateringowych lub gastronomicznych, w rozumieniu i na zasadach wskazanych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia, posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponować personelem posiadającym stosowne kwalifikacje i niezbędne badania lekarskie i zdolnym do wykonywania zamówienia oraz znajdować się w sytuacji ekonomicznej
i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia, co zostanie potwierdzone odpowiednim dokumentem dołączonym do oferty załącznik Nr 1.

17. Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za przestrzeganie przez osoby wykonujące w jego imieniu zamówienia w pełnym zakresie obowiązujących przepisów BHP, ochrony p.poż. oraz Higieniczno-sanitarnych. Odpowiada on za ich działania własne oraz ponosi odpowiedzialność prawną i materialną wobec osób trzecich za naruszenie ww. przepisów oraz
w zakresie wykonywanej usługi (tj. jakości produktów i przygotowania posiłków, ich zgodności
z obowiązującymi normami oraz wymagań higieniczno-sanitarnych i porządkowych).

18. Do obowiązków Wykonawcy należy także codzienny odbiór pojemników i odpadów pokonsumpcyjnych, niezależnie od ich ilości. Pojemniki zbierane będą w następnym dniu dostawy posiłków.

19. W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń Wykonawca zobowiązany jest zapewnić posiłki o nie gorszej jakości z innych źródeł, na swój koszt.

20. Wykonawca w ramach świadczonych usług zobowiązany jest do współpracy z Dyrektorami szkół
i Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Borzęcinie lub osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcą będącą pracownikiem GOPS.

IV. Wymagania ogólne

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wyprodukowane i wydane posiłki:

2.Ustala się następujące warunki płatności za wykonaną usługę:

a) Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktycznie dostarczoną ilość posiłków wg stawek określonych w ofercie. Liczba posiłków będzie ustalona przez Dyrektorów na podstawie imiennych wykazów uczniów zgłoszonych przez pracowników socjalnych GOPS,

b) rozliczenie dotyczące osób dorosłych, którym wydano decyzję przyznającą posiłek będzie następowało raz w miesiącu na podstawie faktury wystawionej oddzielnie dla każdej osoby dorosłej z wyszczególnieniem ilości wydanych posiłków wraz z ewidencją posiłków dostarczanych za dany okres( załącznik do umowy),

b) cena brutto 1 posiłku nie będzie waloryzowana w okresie trwania umowy,

c) zapłata należności za dostarczone obiady odbywać się będzie w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturach.

d) podstawą zapłaty będą faktury obejmujące należność za dany miesiąc wystawiane przez Wykonawcę do 5-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu którego dotyczy dana faktura
i przekazane do Zamawiającego wraz z ewidencją posiłków dostarczanych za dany okres( załącznik do umowy) a w miesiącu grudniu 2024 r. do dnia 20 grudnia. Faktury wystawiane będą na posiłki dostarczane do każdej szkoły osobno.

23. Płatność za wykonanie zamówienia będzie realizowana w okresach miesięcznych po wystawieniu faktur przez Wykonawcę, w terminie do 14 dni od daty ich dostarczenia do Zamawiającego.

Termin realizacji zamówienia: od 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024r. w dniach nauki szkolnej.

V. Opis sposobu przygotowania ofert

1. Ofertę należy przygotować zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

2. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej.

3. Dokumenty i zaświadczenia do oferty mają być w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem.

4. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną.

5. Zaleca się by strony ofert były ponumerowane spięte w sposób zapobiegający ich zdekompletowaniu.

VI. Dokumenty, które należy dołączyć do oferty:

1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualny wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

2. Aktualna decyzja z Sanepidu zezwalająca na prowadzenie usług cateringowych.

3. Aktualne zaświadczenia/ decyzja Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego dopuszczającego środek transportu do przewozu gotowych posiłków.

4.Oświadczenie Wykonawcy, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.

5. Oświadczenie Wykonawcy zamówienia, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

VII. Opis sposobu obliczania ceny:

Na załączonym formularzu cenowo- ofertowym należy przedstawić cenę netto i brutto za jeden posiłek( obiad dwudaniowy) oraz podać stawkę i wysokość podatku VAT.

Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.

Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.

VIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający kierował się będzie przy wyborze:

1.Cena- 100%

IX. Miejsce i termin składania oferty:

1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej
w Borzęcinie, 32-825 Borzęcin 563a z dopiskiem na kopercie: „Oferta cenowa na dożywianie dzieci i młodzieży w szkołach oraz osób dorosłych z terenu gminy Borzęcin w 2024 roku” lub przesłać za pośrednictwem poczty w terminie do dnia 15 grudnia 2023r. do godz.15.30 ( decyduje data i godzina wpływu do GOPS).

2. Oferta złożona po terminie określonym w pkt. 1 nie będzie rozpatrywana.

X. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do kontaktu z wykonawcami:

1) Katarzyna Ciochoń- tel.146846032 - Kierownik GOPS w Borzęcinie

2) Natalia Cebula -tel. 146846075 – inspektor ds. kadr i płac GOPS w Borzęcinie

XI. Informacje o formalnościach:

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zostanie powiadomiony przez Zamawiającego. Zamawiający zleci wykonanie zamówienia.

2. Wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy- Prawo zamówień publicznych.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru oferty, bez podania przyczyny
i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych.

4. Postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego i nie mają zastosowania przepisy Prawo zamówień publicznych.

Załączniki:

1. Formularz cenowo- ofertowy
2. Projekt umowy